Safe Box

Safe Box è uno strumento ideato per consentire ai membri dei collegi sindacali  di gestire con semplicità ed efficacia la condivisione e l’archiviazione della documentazione relativa allo svolgimento del proprio incarico.
Safe Box è un sistema cloud, al quale gli utenti abilitati possono accedere da qualsiasi postazione connessa ad internet, con la possibilità di visualizzare, scaricare o modificare i contenuti disponibili o caricarne di nuovi.
I contenuti sono memorizzati nel cloud crittografati con algoritmo AES a 256 bit per una massima tutela della sicurezza. 


Accesso a Safe Box

Per accedere a Safe Box per la prima volta occorre essere stati registrati da un utente a ciò autorizzato e aver ricevuto apposito invito a condividere i documenti per un collegio sindacale.
L’invito perviene tramite messaggio di posta elettronica e contiene una password provvisoriamente assegnata dal sistema, successivamente modificabile a piacere dall’utente.
L’username è costituita dall’indirizzo di posta elettronica col quale l’utente viene registrato nel sistema.
Una volta effettuato l’accesso al sistema, si arriva alla pagina iniziale “i miei collegi”.
Cliccando sul proprio nome in alto a destra sulla pagina iniziale si accede al proprio profilo, dal quale è possibile modificare il nome/cognome ed alcune preferenze.


I miei collegi

Nella pagina “I miei collegi” sono visualizzati tutti i collegi sindacali ai quali si dispone si è invitati.
Ogni utente può visualizzare i collegi sindacali per i quali ha ricevuto apposito invito oltre a quelli da lui creati per i quali riveste inizialmente la carica di amministratore.
Cliccando sul nome di un collegio sindacale si accede alla pagina di gestione dei file dello stesso.
Gli utenti abilitati possono creare un nuovo collegio sindacale tramite l’apposito pulsante. L’utente che crea un nuovo collegio ne diventa automaticamente amministratore e può gestirne gli inviti e le autorizzazioni: può anche creare altri amministratori.
Al momento di creazione di un collegio sindacale viene richiesto anche di fornire un codice del cliente , di un massimo di cinque caratteri alfanumerici: il codice è importante, perché tutti i file del collegio avranno il nome che inizia con il codice del cliente.


Gestione file

Nella pagina “Gestione file” gli utenti possono, a seconda delle proprie autorizzazioni, visualizzare, scaricare, caricare o modificare i file relativi al collegio sindacale.
Ad ogni file è assegnata una “data”, che – per convenzione, nel caso faccia riferimento ad una riunione - si consiglia far coincidere con la data della riunione alla quale il file si riferisce, un “tipo” che normalmente si riferisce alla riunione cui fa riferimento o alla provenienza (ad es. riunione di Collegio Sindacale, Consiglio di Amministrazione, ecc.) e una “parte descrittiva del nome file”.
Sulla base delle informazioni di cui sopra, Safebox costruisce il “nome file” in base agli elementi precedenti, con l’aggiunta del Codice del collegio assegnato in fase di creazione del medesimo: questo costituisce il nome col quale il file verrà salvato sul proprio dispositivo in caso di scaricamento, con la struttura fissa “CCCCCAAAAMMGG_TTT - XXXXXX”, dove:
• CCCCC: codice del cliente
• AAAAMMGG: data
• TTT: tipo
• XXXXXX: descrizione libera del file.
Dal proprio profilo è altresì possibile compilare alcuni altri campi: i campi “flag”, “situazione” e “commenti privati” di ogni file sono campi “personali” e pertanto sono gestiti e visualizzati solamente dall’utente che li ha compilati.  Ogni utente dispone dei suoi.
Il campo “commenti pubblici” è invece univoco e visualizzabile e modificabile anche dagli altri utenti (che ne hanno l’autorizzazione).
È possibile ordinare e filtrare i file in base ad ogni campo e tramite gli appositi pulsanti è possibile estrarre in formato “.xls” (file excel) l’elenco di tutti i file o solo di quelli filtrati visualizzati.


Caricamento dei file

È possibile caricare nuovi file, sulla pagina del collegio sindacale visualizzata, tramite il pulsante “nuovo file” in basso a sinistra.
I campi “tipo”, “data” e “parte descrittiva del nome file” devono essere compilati obbligatoriamente, mentre l’inserimento di commenti è facoltativo; tramite il pulsante “sfoglia” si sceglie il file da caricare: il nome del file caricando rappresenta la “descrizione libera del file”, a meno che l’utente abbia già inserito in “parte descrittiva del nome file” un nome diverso.
Gli utenti abilitati esclusivamente al caricamento dei file (autorizzazione solo in upload) possono effettuare solamente l’operazione appena descritta. Una volta caricato un file, essi potranno visualizzarlo e modificarlo fintanto che non lo confermeranno tramite l’apposito pulsante dopodiché il file non sarà per loro più visualizzabile .

Scaricamento, modifica e blocco dei file

Gli utenti dotati delle apposite autorizzazioni possono scaricare i file sul proprio dispositivo o visualizzarli in qualsiasi momento.
Il pulsante “blocco” permette di impedire l’accesso “in modifica” al file agli altri utenti. L’utente che ha bloccato il file, se non lo rende nuovamente disponibile entro una settimana, riceverà una mail di avviso ogni settimana successiva fino alla terza, dopodiché il sistema sbloccherà automaticamente il file.
Il pulsante “modifica/aggiorna” permette di modificare i campi identificativi di un file o anche di sostituirlo con un nuovo file o una nuova versione dello stesso.
Pertanto, qualora un utente debba modificare il contenuto di un file, è opportuno che prima di scaricarlo sul proprio dispositivo ne blocchi l’accesso agli altri utenti e, una volta apportate le modifiche necessarie, tramite il pulsante “modifica/aggiorna” proceda a sostituire il file originale con la nuova versione. Effettuata la sostituzione il file potrà essere sbloccato e reso di nuovo disponibile agli altri utenti.


Gestione utenti 

Dalla pagina “Gestione utenti” è possibile visualizzare per ogni singolo collegio sindacale gli utenti.
L’amministratore visualizza e può modificare le autorizzazioni di tutti gli utenti, tranne che di se stesso.
Ogni utente vede tutti gli utenti del collegio e quali sono gli utenti amministratori, ma non può modificare nulla.
Inoltre, gli utenti abilitati in qualità di amministratore (e solo loro)  possono invitare nuovi utenti.


Tipi di autorizzazioni

ADMIN: è l’amministratore del sistema, è l’unico che può modificare le autorizzazioni degli altri utenti del collegio; per ogni collegio c’è almeno un amministratore; l’amministratore non può modificare le proprie autorizzazioni.
READ: autorizzazione alla lettura e download dei documenti
UPLOAD: autorizzazione a caricare documenti ; se è l'unica autorizzazione assegnata allora l'utente non sarà in grado di invitare utenti o di creare nuovi collegi
DELETE: autorizzazione all’eliminazione dei documenti
MODIFY: autorizzazione alla modifica dei documenti